Tips para realizar o congreso perfecto da man de Trevisani
Como xa puidestes observar nas nosas redes sociais, este último mes estivemos moi atareados con multitude de proxectos, pero sen dúbida, un dos que nos levou máis traballo realizar, foi o Congreso, con Fórum e Feira do Camiño de Santiago, o #Faiway2017. Por esta razón, hoxe no noso blog, decantámonos por dar algúns consellos sobre como organizar un evento de tal magnitude, alá imos!
Antelación, antelación e máis antelación:
Cando realizamos calquera clase de evento, especialmente se dura varios días, debemos de planealo absolutamente todo coa máxima antelación posible: programa, decoración, lista de invitados ao evento, relatores, stands… coidando ata o máis mínimo detalle. Ademáis, se o facemos todo con tempo, podemos mesmo adiantarnos aos posibles problemas que poidan aparecer na creación do noso evento, creando un protocolo de actuación no caso de que pase X cousa.
A comunicación entre todas as partes é fundamental
Un evento, sempre adoita contar con varias persoas organizadoras, pero tamén cunha infinidade de persoas que o fan posible. Desde a persoa que está en recepción dando a benvida, ata a persoa que cambia as augas na sala de prensa, todo o mundo debe de estar ao tanto de todo o que pasa en cada momento, por iso, é moi importante cada certo tempo falar coas persoas implicadas no evento e informarlles de todos os cambios que vaian xurdindo sobre a marcha.
Onde se vai a celebrar?
A elección do lugar idóneo é unha das primeiras cousas que debemos de facer. Non abonda con que o sitio cumpra os requisitos indispensables en canto a dimensións para o noso evento, senón que tamén debe de ter unhas boas comunicacións para o acceso dos nosos invitados ao mesmo.
Que todo sexa moi visual!
Nun evento, a sinalización de cada área é fundamental, ademais, debemos contar cun programa de man que nos indique dunha maneira moi visual onde sucede cada cousa que temos programada.
Non esquezas que todo debe quedar inmortalizado
Sempre é de gran axuda contar cun bo equipo que se encargue de retratar cada momento. Aos asistentes e aos participantes gústalle verse retratados! Ademais, todo ese material pódelo utilizar a posteriori para compartir cos medios de comunicación, na túa páxina web ou nas túas redes sociais.
Aínda segues con dúbidas sobre como preparar o teu congreso? Non dubides contactar cos mellores especialistas, non dubides en contactar con Trevisani.