Seguridade en eventos: que debemos ter en conta

Ao longo de varias entradas contámosvos moitos das tarefas que compoñen a organización de eventos: traballadores que fan parte do staff organizador, que non debe faltar, tamén escribimos sobre algunhas nocións básicas de protocolo e relacións públicas e xa vai sendo hora de que dediquemos algúns parágrafos a unha das tarefas esenciais da planificación dun congreso, acto ou entrega de premios. Escribimos sobre seguridade en eventos: unhas anotacións sobre que debemos ter en conta.

A formación en seguridade require do consello e o traballo de profesionais pero existen unhas áreas que debemos identificar para saber en que non temos que fixar.

Algunhas das ameazas da seguridade en eventos que podemos identificar responden a:

• Xeográficas, por exemplo sismos, grandes tormentas ou inundacións.
• Terroristas.
• Delituosas.
• Físicas: accidentes como un incendio nas instalacións ou fugas de gases.
• Sanitarias: algún tipo de contaminación de alimentos ou brotes de epidemias, por exemplo.

Insistimos en que o manexo da seguridade debe corresponder a profesionais cualificados e que conten cun expediente inatacábel no desempeño das súas funcións. Debemos identificar algunhas situacións para iniciar un plan de seguridade

Identificar e valorar riscos: antes de nada, temos que estudar o lugar no que celebraremos o noso evento para comprobar si existe algún risco e como afrontalo. A ubicación do evento ha de ser valorada segundo os seus accesos, iluminación ou localización dentro da cidade (illada ou no centro, etc). En segundo lugar, débense estudar as características das propias instalacións: prevención contra incendios ou situacións accidentais similares, alarmas, accesos; tamén hai que avaliar si o lugar dispón de persoal con coñecementos básicos sobre atención primaria en caso de accidentes. Tamén debemos saber si conta con plans de auto protección de urxencia e evacuación fronte a situacións críticas.

Tamén debemos ter en conta as condicións climatolóxicas: calquera temporal ou situación anómala pode causar contratempos si non estamos preparados con antelación.

Todos o equipo debe estar ben informado: é unha das cousas que máis repetimos: a organización exitosa dun evento só é posible grazas a un minucioso traballo en equipo. A seguridade, por suposto, non é caso separadamente. Todas as persoas implicadas no coñecemento dos plans de seguridade. Débese estar preparado para afrontar con dilixencia calquera situación de risco. É moi importante contar cunha lista de contactos de urxencia e saber a quen nos temos que dirixir en caso dun problema ou incidente, pequeno ou grave, que xurda durante o transcurso do evento.

Xestión de grupos de persoas numerosos: trátase de elaborar plans que sirvan para conter calquera problema que se dea nun evento no que participe un gran número de persoas. Un contratempo que implique a moita xente pode desembocar nunha desgracia debido aos momentos de pánico, a tendencia a imitar (un corre, outros seguen) ou o contaxio emocional. Unha recomendación habitual é organizar a circulación dos asistentes de tal xeito que se eviten as aglomeracións: fluxo continuo, separación e dispersión.

Plans de continxencia e evacuación: un plan de continxencia deben ser flexible. Un dos temas principais destes plans é deseñar plans de saída que permita o paso ordenado dunha multitude. Debemos manexar a información sobre a zona na que desenvolveremos o evento, así co o edificio que o acollerá, instruír ao noso equipo cos nosos informes e ter en conta que temos que organizar o espazo para unha multitude. Así faremos un plan efectivo, que debe ter en conta as continxencias e a xestión de prevención, para minimizar calquera risco que se presente antes, durante e despois do evento.