Organizar entregas de premios: unha guía
Se dades unha volta pola web de Trevisani, atopardes que un dos eventos que máis organizamos son as entregas de premios; en ocasións trátase de recoñecementos outorgados polas institucións de Galicia e noutras, puxémonos/puxémosnos a disposición de empresas que han homenaxeado a relativos e figuras destacadas da vida civil de Galicia. As entregas de premios son eventos particularmente alegres e emocionantes: recoñecemos o traballo, a dedicación e o esforzo dos homenaxeados; o ambiente é alegre e emocionado pero iso non quere dicir que podamos relaxarnos, si non todo o contrario: a organización é unha parte fundamental para que o ambiente de concordia non se rompa. Se estades pensando en organizar unha homenaxe a algún compañeiro da empresa, ou en outorgar premios de calquera tipo auspiciados por unha compañía, hai aspectos chave que hai que ter en conta. Aquí unha guía.
Orzamento: antes de organizar calquera tipo de evento de celebración, é importante ter en conta a cantidade de orzamento da que dispoñemos. Porque we are living in a material world, como cantaba Madonna no século pasado. O orzamento dispoñible determinará o lugar no que celebraremos o evento, como será o obsequio aos galardoados, o catering…Todos os aspectos da entrega de premios. Antes de empezar a organizar, hai que ter as contas moi claras.
É importante escoller un lugar adecuado: poida que cando escoitamos ‘entrega de premios’ ven á cabeza algunha gala tipo Óscar ou Goya. Aínda que é normal, as entregas de premios non ten porqué manter ese formato de gala. Nin, por suposto, ten que realizarse en teatros. O escoller o espazo adecuado, estamos avanzando na loxístico: onde se sentarán os invitados, onde situaremos aos homenaxeados, entradas e saídas, ubicación do estrado, número de asistentes…
Tipo de premio: un apartado algo complicado porque depende máis do criterio e da intuición que de factores cuantificables. Dise que os premios deben corresponder á acción que se está recoñecendo, así que a figura que entreguemos aos homenaxeados dirá moito sobre o ton da entrega de premios. Adóitanse entregar: prendedores, presentes, certificados, premios, plaquetas,menciones de recoñecemento enmarcadas, agasallos…Debemos valorar tamén si o nome dos premiados é será comunicado aos interesados ou nos interesa manter o elemento sorpresa.
Comida: poida que no primeiro breefing non nos pareza necesario ofrecer un refrixerio pero si dámoslle unha volta, quizais non sexa tan mala idea. Dependendo da hora á que celebremos a entrega de premio, ou ata pola súa duración, é positivo que se sirva algunha clase de refrixerio. Si decidimos servir comida, chega a disxuntiva: ou a preparamos nós mesmos (no caso de que se trate dunha entrega de premios ou homenaxe cunha cantidade manexable de invitados e aínda así, sería moi arriscado) ou contratamos algún tipo de servizo de catering e servizo.
Disposición das mesas e cadeiras: a disposición do público, sexa numeroso ou non, será un dos aspectos que máis tempo nos pode levar. É importante que coloquemos o mobiliario dunha forma que non moleste durante as entradas e saídas e que permita circular con comodidade. Tampouco queremos que os invitados dean as costas ao podio ou que haxa puntos de vista cegos; e ao final, tamén hai que ter en conta onde colocar aos homenaxeados, quen se sentará con quen, como de cerca teñen que estar do podio…
Decoración: pode parecer que a decoración é o momento divertido cando organizamos un evento de homenaxe pero ollo: pode ser o éxito ou a ruína da súa presentación. A decoración complícase segundo o espazo sexa máis grande. A decoración ten que ser coherente co ton da homenaxe: globos e oropeis de cores brillantes poden estar fóra de lugar si premiamos unha traxectoria profesional, na que debe prevalecer un ton digno e sobrio.
Oradores principais: é necesario escoller unha presentadora ou condutora da gala, o que tampouco é tan sinxelo como parece. Segundo sexa o tipo de homenaxe será máis apropiado que o presentador sexa unha persoa ligada á empresa ou corporación que organice a homenaxe ou, pola contra, si trátase dunha entrega de premios a un sector concreto,entón o mellor é que se encargue a tarefa a unha persoa coñecida do sector. De todos os xeitos, é necesario contactar coa persoa escolleita con anticipación e darlle tempo para prepararse. Si fose necesario, acordaremos un ensaio para afinar a duración e o ton dos discursos.
Orde de presentación: Quen fala primeiro? Como comezará a cerimonia? Canto durará? O programa non debe necesariamente seguirse a machada, pero necesítase saber quen fala logo de quen, para poder imprimir un programa para os invitados. Tamén, a xente deberá saber de canto tempo dispón para os seus discursos e comentarios.
Existen máis aspectos a ter en conta pero estes son os básicos a ter en conta antes de poñernos a organizar unha entrega de premios ou unha homenaxe. As alegrías tamén requiren moito traballo.