Gabinetes de prensa, (unha) sala de máquinas
Repasamos en bastantes entradas do blog cales son as estruturas que forman un equipo creador de eventos e cales son os conceptos que, a modo de introdución, débense manexar. Malia que se trata dunha aproximación e que é a experiencia sobre o terreo a que aporta un coñecemento máis profundo, hoxe seguimos a nosa radiografía cos gabinetes de prensa. Obviamente, un equipo de comunicación e redacción non só cínguese á organización de eventos pero sempre habemos de contar con profesionais da comunicación si queremos que salga ben.
As necesidades e o traballo dun gabinete de prensa están suxeitos ao calendario con fortes ataduras. A idea de deadline aplícase con bo criterio a este segmento aínda que non é a única: xunto aos calendarios, a produción e xestión de información a un ritmo que marca a actualidade na sociedade da información, isto é, unha actualización case constante de contidos, sobre todo no apartado de actualidade.
Para facer máis fácil, enumeraremos algúns dos principais cometidos dun gabinete de prensa involucrado na organización dun evento, así como o seu traballo dentro da propia empresa na que desenvolven a súa actividade.
Plan de comunicación
Os cursos anuais na comunicación dunha empresa decídense co inicio do ano, sexa natural ou laboral, en canto a como faremos chegar as novidades sobre os eventos organizados ao maior número de persoas dentro do noso público obxectivo. A periodicidade das actualizacións é un dos aspectos que máis cambiou nos últimos anos. Antes de que se xeneralizase o uso de Internet, as accións de comunicación centrábanse nos soportes tradicionais: prensa escrita, radio e televisión. Un evento debía anunciarse cun mes de antelación como mínimo –dependendo do seu tamaño– a través da prensa escrita. A frecuencia de anuncios vía notas de prensa, pequenas cuñas ou, en moi contadas ocasións, anuncios de televisión aumentaba a medida que se achegaba a data do evento.
É obvio que a comunicación cambiou desde a aparición de Internet e a popularización das redes sociais, pero non convén esquecer que non todo o mundo utilízaas. A carga de traballo duplicouse: sen deixar de lado o traballo offline, debemos programar (podemos facelo a través de ferramentas como Hootsuite) un plan de comunicación online no que queden cubertos tanto medios online, blogs, publicacións periódicas e redes sociais. Non se trata tanto de facer voar unha nota de prensa a través destes medios, senón de proporcionar datos que se consideran máis interesantes para o mundo online: datos de de consumo, publicacións para gañar compromiso coa marca, atención de peticións…
Atención, atención, atención
A tenor do último parágrafo, está a segunda tarefa de importancia para os gabinetes de prensa. A canalización de datos, o perfil (ou mensaxe) que se quere lanzar para definir a nosa marca ou evento e a recolleita de datos como resposta ás mensaxes que lanzamos (feedback). Grazas ao plan de comunicación e á resposta que colleiten as mensaxes que lanzamos aos medios online (xa que dispoñemos de ferramentas para coñecer o alcance e repercusión de cada acción) poderemos afinar na tarefa de elaborar contidos.
Contidos, músculo social
Os contidos relacionados cos eventos móvense entre a necesidade, a urxencia e a volatilidade. Dado que as novidades deben ser contadas ao minuto. O vertixinoso ritmo da información fai que as mensaxes teñan cada vez menos peso e menos durabilidade. De ola mesmo xeito que os contidos prodúcense moi rápido, consúmense á mesma velocidade. É necesario desenvolver un bo criterio de selección informativa para facer máis efectivo cada mensaxe que lanzamos en medios online: debemos saber en que canles funcionará mellor, de que xeito achegase o noso evento ou produto ao noso público obxectivo e de que forma debemos presentalo para que responda ás expectativas.
Estas son as tarefas primarias dun gabinete de prensa: elaborar información e dirixila a público a través de medios convencionais e online (ferramentas web, boletíns dixitais corporativos, blogs, redes sociais, etc); recolleremos as respostas que recibamos das mensaxes e atenderemos ás demandas de información que se dean. E para finalizar, as tarefas clásicas dun gabinete de información: comunicación corporativa, comunicación de produto, eventos, xestión de entrevistas one to one, rodas de prensa ou almorzos informativos, entre outros.