Organizando eventos en Galicia: Como escoller aos teus invitados?
Cando se realiza un acto ou un evento o anfitrión ou organizador debe convidar con antelación a aquelas persoas que considere oportunas para a ocasión e os invitados deben seleccionarse segundo a natureza do acto e da imaxe que se desexe proxectar do mesmo.
Ao falar de invitacións en calquera tipo de acto, débese ter en conta estudar detalladamente as listaxes de personalidades e autoridades a convidar. Débese realizar con esmero e repasar a listaxe en varias ocasións para que ninguén previsto quede sen recibilo. Á hora de realizar a lista sempre xorden preguntas como a cantos?, a quen?, como? Tendo en conta ademais os tratamentos, as postas ao día e as direccións adecuadas.
Tendo en conta estes criterios xerais, ou outros que se consideren convenientes, elaborarase a lista de invitados. Unha vez que a teñamos finalizada, é necesario decidir se se inclúen ou non aos cónxuxes. A resposta dependerá totalmente do organizador, que deberá valorar a filosofía do acto, a capacidade dos locais e o orzamento que se teña.
Á hora de realizar a lista de invitados deben considerarse varios tipos de asistentes: de honra, comerciais, relevantes ou representativos, prensa, amizades… A todos e cada un deles hai que enviarlles a invitación con antelación, para asegurarnos que poidan ter oco nas axendas e poidan asistir sen problema. É importante realizar nos días previos ao acto unha ?reconfirmación?, desta maneira saberemos o total de persoas que asistirá finalmente.
Sen dúbida, cada evento é diferente polo que a lista de invitados pode variar dependendo das circunstancias e particularidades de cada acto que se organice.
En toda lista hai uns invitados principais, que son aqueles a os que se dirixe principalmente o evento e a quen se lle dedica. E sempre hai certas invitacións que van dirixidas por compromiso a aquelas persoas que tanto por relación persoal ou profesional co anfitrión leste considere que deben asistir aínda que non teñan vinculación directa con tema.
Os actos oficiais adoitan ser moito máis complexos á hora de organizar, e por tanto de convidar, que os sociais. Se é un evento oficial ou con certa relevancia débese incluír na lista a un grupo de invitados que ofrezan unha mostra representativa dos diversos sectores sociais.
Se é un evento cultural e a túa intención é convidar a artistas ou a persoas de certa relevancia no mundo da cultura que queiras que asistan se ou se, tenta coordinar con eles previamente as datas antes de anunciar o día e o lugar.
Se se desexa que a actividade teña difusión en prensa débese incluír na lista a xornalistas especializados no tema. Convidar aos distintos medios de comunicación dependerá do alcance que se queira dar ao evento, así como do interese que pode xerar nun determinado público obxectivo.
Se necesitas organizar algún tipo de evento en Galicia nós contamos cunha ampla experiencia no sector e facilitámosche o traballo ofrecéndoche un servizo impecable adecuándonos a orzamento e circunstancia.