O xenio da lámpada dos eventos e o tempo

 

Falamos sobre a importancia do factor tempo no mundo da organización de eventos, incentivos e congresos

Rápido! Podes cumprir un desexo! Díxolle o xenio da lámpada dos eventos ao sufrido traballador que tiña que organizar un congreso para 300 persoas en dúas semanas.

Máis tempo! Contestou sen dubidar o currante, sen detacarse de que igual era unha boa idea pedir algo para si mesmo e que non estaría mal o desconectares un pouco do traballo…

Esta historia inventada non está sacada das mil e unha noites, senón dos mil e un días traballando nunha empresa de organización de eventos.

O tempo é un factor fundamental para conseguir que un congreso, un evento, un incentivo para empresas… sexa todo un éxito.

A impresión que teñen os clientes e, en xeral, a xente fóra do sector profesional sobre os prazos que se necesitan ao traballarmos en Relacións Públicas ou en congresos é, desgraciadamente, demasiado optimista.

Con meses de anticipación acádanse mellores prezos nos voos; ao negociar custos na produción de escenografías; papelería ou contratacións artísticas…

A comunicación pública do evento e a súa repercusión resulta máis doada, do mesmo xeito que as posibilidades de que a convocatoria e a afluencia de asistentes sexa un éxito.

E algo moi importante, asegurámonos de que a planta hostaleira da cidade non estea ocupada por un cumio internacional de produtores porcinos, por exemplo.

Mirando sen temor o calendario

Xa que logo, co tempo acaído a secretaría técnica teno máis fácil e descende o uso de cafés, ibuprofenos, lexatines e paracetamoles.

Se un cliente nos indica que as nosas cautelas son excesivas, sempre podemos apelar á súa experiencia persoal e preguntarlle pola anticipación coa que contrata as súas vacacións.

Un último apuntamento. En moitos casos un evento sae moi ben a pesares de termos pouco tempo para a súa organización, pero se buscamos a excelencia -e a maior redución de custos- ese listón convértese en infranqueable.