Cinco tendencias para a planificación de eventos en 2015
Non traspasamos aínda o primeiro mes do ano e as novidades amoreánse sobre a mesa do despacho. A organización e planificación de eventos vivirá este ano un salto adiante en canto á aplicación de novas ferramentas tecnolóxicas que buscarán unha maior interacción entre ponentes, asistentes e sponsors. Deixámoslles con cinco tendencias para a planificación de eventos que nos atoparemos en 2015.
Unha das novidades, digamos conceptuais, da organización de eventos está na súa concepción. De ser aquelas tranquilas reunión de persoas do mesmo gremio a unha actividade moi parecida á dirección de orquestas. É dicir, a tarefa do organizador está encamiñada en parte a dirixir e adaptarse ás novidades que se van dando ao longo dun evento: achegas dos asistentes, novidades en relatorios, recolleita e transcrición de datos…Ante esta avalancha de novidades, as achegas recentes da tecnoloxía están orientadas a facer máis forte a implicación entre asistentes e eventos.
O obxectivo da panoplia de aplicacións é alcanzar os obxectivos dun evento do século XXI: reforzar a interacción “de ti a ti”; mellorar a presentación e efectividad dos ponentes e os anunciantes; sacar máis dos momentos off line e unha recolleita de feedback racional e significativa.
Ideas e ferramentas para a planificación de eventos
A microlocalización: É un feito: os smartphones convertéronse nun mediador entre o asistente e a oferta do evento. O ano 2015 será o do uso do beacons en congresos e simposios. Xa falamos algunha vez destes pequenos artilugios (link aquí). Non queremos exercer de paxaros de mal agüero pero poida que a información transmitida a través de folletos coñeza o principio do fin. Os beacons axudan a fidelizar á nosa audiencia e ofrécelles datos de interese particular, un mapa de onde atopará aquilo que máis desexa ver no evento. Tamén é unha ferramenta útil para o marketing, xa que multiplica as posibilidades de facer ofertas personalizadas.
Apps dedicadas que se poden consultar: Bits4Meetings, Loopd, XFocus.
Novas formas de esponsorizar. Os patrocinadores dun evento son, obviamente, a súa columna vertebral. Parte do traballo básico de organización consiste en atopar os patrocinadores adecuados ofrecerlles un retorno do seu investimento poñéndoos en contacto con prescriptores ou clientes finais. A difusión tradicional entrou nunha pequena fase de estancamento e as solucións para 2015 pasan por achegar de novo a patrocinadores e asistentes ao evento. Tamén pasan por achegar ás mensaxes publicitarias desde o xeral ao particular. O obxectivo é gañar relevancia en cada mensaxe emitida polo anunciante e que o destinatario, ao ver que é unha oferta destinada personalmente a el, réstelle atención de forma genuina.
Algunhas apps que poden ser útis para esta tarefa: Endorsevent, SponsormyEvent, Sponsia.
O feedback limpo. Unha das tarefas máis difíciles para un organizador de eventos é recolectar os datos ao final dun congreso ou xornadas. Esta recolleita faise ás veces de forma algo chapucera e poden coarse números ou apreciaciones que realmente non nos van a axudar demasiado a organizar a cita do ano que vén. A tecnoloxía ao rescate: xa existen algunhas ferramentas que organizan os datos e dannos só os que necesitamos. Isto aportaranos unha mellora xa que os asistentes sentiranse escoitados ao ver que o seu feedback non cae en balde e facilitará a tarefa aos organizadores.
Apps que separan o gran da palla: Explor, Satsum, Satify.
Repensar o off line: unha das dificultades de moitos eventos é lograr unha ambiente de debate produtivo e que se produzan conexións significativas entre os asistentes. Moitas destas dificultades veñen porque se aplica un modelo de convención establecido desde fai sesenta anos, así que é normal que os asistentes instálense un pouco na pasividade da rutina. Por contradictorio que pareza, existen apps que afinan na delicada arte de crear conexións off line. Malia que non é unha novidade estrictamente, parece que este 2015 trae novas solucións para este vello inconveniente.
Apps para o mundo real: EventModeGeneration, Rede Line Project, WayBetterWork.
Renovar a figura do ponente. Os ponentes sufriron unha mutación similar á dos organizadores de eventos. Xa non son un simple emisor de coñecementos senón que deben incorporar habilidades para motivar á audiencia, exercer de líderes e actuar como facilitador de novidades. A tecnoloxía aposta por axudar aos ponentes para conseguir mellores charlas e diversificar os relatorios.
Apps para empoderar audiencias: Presentr, Penxy e Speakerstack.
Así que polo que parece, 2015 vai ir de crear experiencias, apostar polo visual e os sensorial para cativar á audiencia e eliminar as barreiras imaxinarias para crear un ambiente de traballo en perpetuo movemento e cun sentido de comunidade. E a tecnoloxía fará de pegamento desa comunidade.
Vostedes que opinan?