Aplicaciones para congresos, la organización de este siglo

Entre las múltiples tareas que componen la organización de eventos y congresos, la coordinación de la información es una de las primordiales: asegurarse de que todos los asistentes cuentan con la información adecuada en cuanto a ponencias y lugares de exposición requiere, como pueden imaginar, grandes dotes de organización y planificación logística. Las aplicaciones para congresos y eventos están dando un nuevo aire al sector.

Aunque en Trevisani contamos con una larga experiencia en organización de eventos y congresos en Santiago y Galicia, tenemos que asegurar que la tarea, hoy en día, es algo más sencilla que cuando empezamos en los tiempos heroicos.

La tecnología al rescate: benditas apps.

Las aplicaciones para dispositivos móviles han aterrizado con fuerza en el sector eventos. Partíamos de una situación en la que el soporte papel acogía toda lo que debía saberse a priori. Si se producía cualquier incidencia –un ponente que no puede asistir, un cambio en tal o cual charla, un asistente que se despista en el palacio de congresos— estaba todo en manos del staff de organización. La popularización de los Smartphone y el desarrollo de aplicaciones han abierto un nuevo panorama en la organización de eventos.

Hacemos una pequeña selección de  aplicaciones que añaden inputs a la organización: información actualizada sobre ponentes y ponencias, mapas detallados de los lugares más interesantes en cada momento, y sobre todo y por paradójico que pueda parecer, un toque humano. La información relevante ya no se queda atrapada en un soporte fijo sino que acompaña al asistente durante su participación en el evento. La información se dirige personalmente al usuario y da una impresión de cuidado personal que un tríptico tiene más difícil conseguir.

Las aplicaciones desarrolladas en estos años buscan sobre todo, la sencillez a la hora de desarrollar, descargar y utilizarlas. El desarrollo suelen copiar al del clásico escritorio wordpress, las descargas están disponibles en Google Play y Apple Store y el interfaz suele ser bastante intuitivo.

Encontramos apps que informan personalmente de casi cualquier cosa: una persona puede cotejar cuáles son los asistentes con los que comparte más temas en común, dónde dirigirse en los intervalos de descanso o en las horas de ocio.

Sin más dilación, vamos a repasar cuáles son las aplicaciones que podemos encontrar para organizar la información útil de nuestro congreso o evento:

• Congresomovil: esta app tiene un interfaz sencillo de entender y una gran capacidad para almacenar datos de interés: pueden cargarse hasta 1.500 documentos para consulta. Ofrece también las prestaciones de las que hablamos antes: información de ponentes, mapa interactivo…
• Powervote: una aplicación muy completa de la que destacamos su usabilidad y su apuesta por que los asistentes interactúen entre ellos, la posibilidad de dar relevancia a los patrocinadores del evento y una opción para crear mini juegos.
• Eventmobi: lo que más llama la atención de esta aplicación es su sencillez. No necesita casi instrucciones de uso para los asistentes y ofrece analíticas al minuto sobre cómo se está desarrollando el congreso. Muy útil para tomar decisiones sobre la marcha.
• Eventine: destaca por su espacialidad en aplicaciones para ferias. Proporciona un mapa de stands realmente útil.
• Adianteapps: Esta aplicación cuenta con un buen gestor de creación de apps. Casi imposible que nuestra aplicación salga mal.
• Bit4Meetings: Nuestra preferida. Desarrollada por nuestros partners de Primate, contiene todas las virtudes de una app para congresos: un sistema sencillo, una interfaz con el que podremos editar la información –si hay un cambio de ponencia o alguna novedad– y se reflejará en tiempo real en los dispositivos móviles que tengan descargada la aplicación sin necesidad de descargar nada o darle al botoncito de “actualizar”. Cuenta con una sección dedicada al networking que incluye los datos de perfil personalizado, con funciones de agenda, para contactar con todos los participantes del evento. También ofrece estadísticas en tiempo real y está integrado con todas las redes sociales.

Pueden comprobar cómo se crea una app en este vídeo.

Las aplicaciones son una herramienta práctica, ecológica y user friendly para la organización de eventos.

Y ustedes ¿Han probado alguna? ¿Cuál es su experiencia?