Aplicacións para congresos, a organización deste século

Entre as múltiples tarefas que compoñen a organización de eventos e congresos, a coordinación da información é unha das primordiais: asegurarse de que todos os asistentes contan coa información adecuada en canto a relatorios e lugares de exposición require, como poden imaxinar, grandes dotes de organización e planificación loxística. As aplicacións para congresos e eventos dan un novo aire ao sector.

Aínda que en Trevisani contamos cunha longa experiencia en organización de eventos e congresos en Santiago e Galicia, temos que asegurar que a tarefa, hoxendía, é algo máis sinxela que cando empezamos nos tempos heroicos.

A tecnoloxía ao rescate: benditas apps.

As aplicacións para dispositivos móbiles aterraron con forza no sector eventos. Partiamos dunha situación na que o soporte papel acollía toda o que debía saberse a priori. Se se producía calquer incidente –un poñente que non pode asistir, un cambio en tal ou cal charla, un asistente que se despista no palacio de congresos– estaba todo en mans do staff de organización. A popularización dos smartphone e o desenvolvemento de aplicacións abriron un novo panorama na organización de eventos.

Facemos unha pequena selección de aplicacións que engaden inputs á organización: información actualizada sobre poñentes e relatorios, mapas detallados dos lugares máis interesantes en cada momento, e sobre todo e por paradoxal que poida parecer, un toque humano. A información relevante xa non se queda atrapada nun soporte fixo senón que acompaña ao asistente durante a súa participación no evento. A información diríxese persoalmente ao usuario e dá unha impresión de coidado persoal que un tríptico ten máis difícil conseguir.

As aplicacións desenvolvidas nestes anos buscan sobre todo, que sexa doado á hora de desenvolver, descargar e utilizalas. O desenvolvemento adoitan copiar ao do clásico escritorio wordpress, descárgalas están dispoñibles en Google Play e Apple Store e o interfaz adoita ser bastante intuitivo.

Atopamos apps que informan persoalmente de case calquera cousa: unha persoa pode cotexar cales son os asistentes cos que comparte máis temas en común, onde dirixirse nos intervalos de descanso ou nas horas de lecer.

Sen máis dilación, imos repasar cales son as aplicacións que podemos atopar para organizar a información útil do noso congreso ou evento:

• Congresomovil: esta app ten un interfaz sinxelo de entender e unha gran capacidade para almacenar datos de interese: poden cargarse ata 1.500 documentos para consulta. Ofrece tamén as prestacións das que falamos antes: información de poñentes, mapa interactivo?
• Powervote: unha aplicación moi completa da que destacamos a súa usabilidade e a súa aposta por que os asistentes interactúen entre eles, a posibilidade de dar relevancia aos patrocinadores do evento e unha opción para crear mini xogos.
• Eventmobi: o que máis chama a atención desta aplicación é a súa sinxeleza. Non necesita case instrucións de uso para os asistentes e ofrece analíticas ao minuto sobre como se está desenvolvendo o congreso. Moi útil para tomar decisións sobre a marcha.
• Eventine: destaca polo seu especialidade en aplicacións para feiras. Proporciona un mapa de stands realmente útil.
• Adianteapps: Esta aplicación conta cun bo xestor de creación de apps. Case imposible que a nosa aplicación salga mal.
• Bit4Meetings: Nosa preferida. Desenvolvida por Primate, contén todas as virtudes dunha app para congresos: un sistema sinxelo, unha interfaz co que poderemos editar a información ?si hai un cambio de relatorio ou algunha novidade? e reflectirase en tempo real nos dispositivos móbiles que teñan descargada a aplicación sen necesidade de descargar nada ou darlle ao botonciño de “actualizar”. Conta cunha sección dedicada ao networking que inclúe os datos de perfil personalizado, con funcións de axenda, para contactar con todos os participantes do evento. Tamén ofrece estatísticas en tempo real e está integrado con todas as redes sociais.

Poden ver cómo se crea unha app neste vídeo.

As aplicacións son unha ferramenta práctica, ecolóxica e user friendly para a organización de eventos.

E vostedes probaron algunha? Cómo foi a súa experiencia?