Seguridad en eventos: qué debemos tener en cuenta

A lo largo de varias entradas os hemos contado muchos de las tareas que componen la organización de eventos: trabajadores que hacen parte del staff organizador, qué no debe faltar, también hemos escrito sobre algunas nociones básicas de protocolo y relaciones públicas y ya va siendo hora de que dediquemos algunos párrafos a una de las tareas esenciales de la planificación de un congreso, acto o entrega de premios. Escribimos sobre seguridad en eventos: unas anotaciones sobre qué debemos tener en cuenta.

La formación en seguridad requiere del consejo y el trabajo de profesionales pero existen unas áreas que debemos identificar para saber en qué no tenemos que fijar.

Algunas de las amenazas de la seguridad en eventos que podemos identificar responden a:

• Geográficas, por ejemplo sismos, grandes tormentas o inundaciones.
• Terroristas
• Delictivas.
• Físicas: accidentes como un incendio en las instalaciones o fugas de gases.
• Sanitarias: algún tipo de contaminación de alimentos o brotes de epidemias, por ejemplo.

Insistimos en que el manejo de la seguridad en eventos debe corresponder a profesionales cualificados y que cuenten con un expediente intachable en el desempeño de sus funciones. Debemos identificar algunas situaciones para iniciar un plan de seguridad

Identificar y valorar riesgos: antes de nada, tenemos que estudiar el lugar en el que celebraremos nuestro evento para comprobar si existe algún riesgo y cómo afrontarlo. La ubicación del evento ha de ser valorada según sus accesos, iluminación o localización dentro de la ciudad (aislada o en el centro, etc). En segundo lugar, se deben estudiar las características de las propias instalaciones: prevención contra incendios o situaciones accidentales similares, alarmas, accesos; también hay que evaluar si el lugar dispone de personal con conocimientos básicos sobre atención primaria en caso de accidentes. También debemos saber si cuenta con planes de autoprotección de emergencia y evacuación frente a situaciones críticas.

También debemos tener en cuenta las condiciones climatológicas: cualquier temporal o situación anómala puede causar contratiempos si no estamos preparados con antelación.

Todo el equipo debe estar bien informado: es una de las cosas que más repetimos: la organización exitosa de un evento solo es posible gracias a un minucioso trabajo en equipo. La seguridad, por supuesto, no es caso aparte. Todas las personas implicadas en el conocimiento de los planes de seguridad. Se debe estar preparado para afrontar con diligencia cualquier situación de riesgo. Es muy importante contar con una lista de contactos de emergencia y saber a quién nos tenemos que dirigir en caso de un problema o incidente, pequeño o grave, que surja durante el transcurso del evento.

Gestión de grupos de personas numerosos: se trata de elaborar planes que sirvan para contener cualquier problema que se dé en un evento en el que participe un gran número de personas. Un contratiempo que implique a mucha gente puede desembocar en una desgracia debido a los momentos de pánico, la tendencia a imitar (uno corre, otros siguen) o el contagio emocional. Una recomendación habitual es organizar la circulación de los asistentes de tal manera que se eviten las aglomeraciones: flujo continuo, separación y dispersión.

Planes de contingencia y evacuación: un plan de contingencia deben ser flexible. Uno de los temas principales de estos planes es diseñar planes de salida que permita el paso ordenado de una multitud. Debemos manejar la información sobre la zona en la que desarrollaremos el evento, así co el edificio que lo acogerá, instruir a nuestro equipo con nuestros informes y tener en cuenta que tenemos que organizar el espacio para una multitud. Así haremos un plan efectivo, que debe tener en cuenta las contingencias y la gestión de prevención, para minimizar cualquier riesgo que se presente antes, durante y después del evento.