¿Para qué sirve el gabinete de prensa o comunicación de un congreso o evento?
Nos acercamos a la figura del gabinete de prensa externo para congresos o eventos
Uno de los servicios que se ofrece en algunas empresas organizadoras de congresos y eventos -como Trevisani– es el de gabinete de comunicación o prensa.
El gabinete de comunicación es el encargado de generar ruido y repercusión para cualquier evento y sirve de interlocutor ante las peticiones de los distintos medios.
Gracias al mismo, se elaboran notas de prensa, se consiguen entrevistas en radios y periódicos, se realizan entradas en redes sociales…
La crisis en los medios de comunicación ha reducido el número de periodistas que pueden cubrir de un modo adecuado a los congresos, lo que hace que la «lucha» por un mayor espacio y una mayor repercusión sea cada vez más complicada.
Algunas empresas o instituciones cuentan con un gabinete de prensa propio pero son una minoría y por ello, a menudo, es necesario contratar un apoyo externo.
¿Por qué contratar un gabinete de prensa externo para un evento?
Entre las razones para contar con este servicio están:
- Facilita el acceder a los medios locales y regionales del lugar donde tiene lugar el congreso
- Elabora documentos útiles sobre el evento, como notas de prensa, textos para web…
- Sitúa en la agenda pública la problemática o acontecimiento protagonista de la reunión.
- Permite llegar a públicos interesados que no pueden acercarse a la cita.
- Aporta notoriedad a los organizadores y divulga sus impresiones sobre la temática
- Sirve como incentivo y contraprestación en imagen pública a los patrocinadores o colaboradores del evento
- En el caso de que en su organización esté implicada la administración pública, responde al principio de publicidad de sus acciones.
- Permite contar con una memoria de la repercusión del evento, el informe o clipping de prensa
¿Cómo es la relación entre el organizador y el responsable de comunicación?
El jefe de prensa de un evento o congreso, aunque suene a tópico, debe tener contacto continuo con los responsables del mismo, lo que no siempre sucede…
Sin esa relación estrecha, y sin una dosis de confianza, es difícil diagnosticar qué se quiere y qué se necesita
Además, el responsable de prensa será quien filtre las entrevistas solicitadas con motivo del congreso.
Otras tareas para mejorar la comunicación de un congreso
Además del gabinete de prensa básico, es posible contratar otros servicios, para buscar una mejor comunicación:
- Gabinete de prensa a nivel internacional
- Web propia del evento
- Fotógrafo y equipo de vídeo profesional
- Campaña de publicidad en medios o redes sociales
- Community manager específico
- Traducción de materiales a distintos idiomas
- Transmisión en directo por Internet