Lidiar con un cliente bienintencionado pero difícil

Nos preguntamos cómo se puede llevar a cabo un evento o congreso cuando el cliente se inmiscuye demasiado en su organización

A menudo, en el mundo de los congresos, eventos o incentivos, nos encontramos con clientes que quieren seguir muy de cerca la organización de su acto.

Por supuesto, una de las fases primordiales a la hora de encarar cualquier evento es la sucesión de reuniones con el cliente para perfilar cómo debe ser éste.

Nadie conocerá mejor que el cliente qué se quiere conseguir con el acto, quién debe acudir al mismo o cómo es la empresa, organización o institución promotora.

Sin embargo, el implicarse en exceso en el evento puede provocar serios problemas en aspectos de planificación o ejecutivos que deben seguir el criterio de la empresa de organización de eventos.

Situaciones problemáticas con estos clientes

Señalemos algunas de las situaciones que pueden darse:

• Afán por repetir lo que funcionó -o se piensa que funcionó- en ediciones anteriores del evento
• Contratación de profesionales o de meros aficionados por razones de amistad por encima de los méritos
• Aparición de recelos o antipatías personales que dejan fuera del listado de intervinientes o invitados a profesionales y autoridades que deberían estar presentes
• Imposición de gustos musicales o de imágenes personales que son metidos -de modo forzado- en la escenografía o escaleta audiovisual
• Selección de azafatas y personal auxiliar primando su imagen personal sobre su eficiencia
• Intromisión en el protocolo que, en vez de seguir la normativa legal o un orden lógico, acaba convertido en un juego de sillas sin orden ni sentido
• Preocupación excesiva por algunos elementos del evento y, por contra, menosprecio de otros prioritarios

¿Qué se puede hacer?

La empresa organizadora de eventos debe enfrentarse -en el buen sentido- a su cliente.

Un posible orden para actuar:

• Escucharle atentamente
• Tomar en cuenta las sugerencias que sean valiosas y desechar las demás, para ofrecer un servicio adecuado.
• Agradecerle su colaboración y buena disposición
• Explicarle las causas de por qué no se han desarrollado todas sus ideas

Como conclusión…

Seguramente, nuestros clientes «metomentodo» se han encontrado en su trayectoria profesional en una situación parecida a la que nos encontramos, pero a la inversa… y debemos preguntarle cómo responderían ante ella

En definitiva, el profesional de eventos debe hacer entender a su cliente que, lo más sencillo, sería hacer todo como él quiere pero que eso no sería responsable.

Dejaremos para otro momento el abordar esos congresos en los que la implicación del cliente es casi nula…